Email Marketing

Simple e-mail communication etiquette and norms電子郵件溝通的簡單禮儀與規範

第一，電郵推廣慎重選擇發信對象

確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中文譯為「副本轉送」）

傳送電子訊息之前，須確認收信對像是否正確，以免造成不必要的困擾。

若要將信函復本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，

否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃圾」。

第二，注意撰寫信件內容

1. 信件內容應簡明扼要

Online溝通講求時效，經常上網的人多數沒有很多耐性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，

並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。

盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。

2. 避免使用太多的標點符號

我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用!!!!!

若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。

3. 勿於學術網絡上從事商業行為

一般學術網絡是禁止商業行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼盈利廣告也是不受歡迎的，

而這些附有盈利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播盈利消息等等都一樣。

4. 考慮他人計算機的容量

上線溝通的網友所擁有的系統與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如係統

無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統的限制。

5. 了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存

儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無法預計的網絡，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成

文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免被追究法律責任。

6. 電子信件「標題」要明確且具描述性

電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網絡用戶是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標

題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

7. 切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話

在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或

重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話

語。切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污衊他人。

8. 理清建議或意見

若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能

的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或

是意見，因而造成不必要的誤解或行動。

9. 小心幽默的使用

在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特

定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加

註以提醒收信者真正的意思。

10. 切記電郵推廣收信對像是一個「人」，而不是一台機器

因為電子訊息的互動是透過計算機網絡產生的，用戶經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。

許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信

是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。